一、定義
在我國境內(nèi)（不含港澳臺地區(qū)）主辦或承辦的、與會者來自3個或以上國家和地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等都屬于國際會議，均需報教育部審批。
與會者來自2個國家和地區(qū)（不含港澳臺地區(qū)）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等（這里的2個國家包括中國）屬于雙邊會議，也需申報，管理辦法參照國際會議。
二、類型
國際會議類型分為一般性國際會議和重大國際會議。
一般性國際會議包括：外賓人數(shù)在100人以下或會議總?cè)藬?shù)在400人以下的社科類國際會議，外賓人數(shù)在300人以下或會議總?cè)藬?shù)在800人以下的自然科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)性國際會議，以及雙邊會議和國際合作項目中的工作會議。
重大國際會議包括：超過上述規(guī)模或具有重大意義的國際會議。
我校召開的國際會議通常屬于一般性國際會議。
三、會議申請
根據(jù)教育部有關(guān)文件精神，在華舉辦國際會議實行上報審批制度，學(xué)校和單位不得自行審批國際會議。在獲得教育部正式會議批復(fù)前，任何單位和個人不得對外承諾舉辦會議、發(fā)布正式的會議通知或邀請。
國際會議的申請分為預(yù)報計劃和正式申報兩個階段，預(yù)報經(jīng)教育部審核列入年度計劃后方可申報。
預(yù)報和申報均在教育部國際會議報批平臺（以下簡稱“報批平臺”）進(jìn)行（報批平臺網(wǎng)址：http://econf.hust.edu.cn）。
【計劃預(yù)報】
（1）一般每年9-10月（以教育部下發(fā)通知時間為準(zhǔn)），國際處通知各學(xué)院組織預(yù)報下一年度擬在國內(nèi)舉辦的雙邊或多邊國際會議。
（2）會議負(fù)責(zé)人需通過教育部國際會議報批平臺預(yù)報下一年度會議計劃并提交學(xué)院預(yù)報表。
（3）10月底前，國際處完成會議預(yù)報的線上審批并上報教育部。
（4）會議預(yù)報經(jīng)教育部審核通過并列入年度計劃后，會議負(fù)責(zé)人方可在報批平臺進(jìn)行會議的正式申報。
【正式申報】
（1）預(yù)報經(jīng)教育部審核并列入年度計劃的國際會議，會議負(fù)責(zé)人須至少于會前3個月在報批平臺申報一般性會議，須至少于會前6個月申報重大會議。根據(jù)規(guī)定，未經(jīng)預(yù)報的國際會議將不予申報。
（2）國際處完成會議申報線上審批，并上報教育部。
（3）會議申報經(jīng)教育部批準(zhǔn)后，會議負(fù)責(zé)人方可對外發(fā)布會議信息或?qū)ν獬兄Z。
（4）如果有境外組織參與，應(yīng)對其簡要介紹，若確認(rèn)是境外非政府組織（NGO）或NGO資助的國際會議,會議負(fù)責(zé)人須按《高校與境外非政府組織合作操作指引》進(jìn)行線上及線下的備案，并于會前在報批平臺上傳《境外非政府組織臨時活動備案表》，詳情請咨詢國際處。
【會議變更或取消】
獲批會議不得隨意更改會議名稱、主題、性質(zhì)、規(guī)模、地點和時間。如確需更改或取消，會議負(fù)責(zé)人須盡早于原定會議時間前在報批平臺提交會議變更申請，并將相關(guān)情況反饋至國際處。
四、會議召開
（1）會議負(fù)責(zé)人于會前完成校內(nèi)各項報備手續(xù)。
（2）會議負(fù)責(zé)人按會議計劃和教育部批復(fù)要求召開會議。
五、會議總結(jié)
（1）會議負(fù)責(zé)人必須在會議結(jié)束后1個月內(nèi)，在報批平臺提交會議總結(jié)材料。
（2）國際處審核總結(jié)材料并上報教育部。
（3）國際處向會議負(fù)責(zé)人發(fā)放教育部批復(fù)函。
（4）會議負(fù)責(zé)人持教育部批復(fù)函完成財務(wù)報銷。
六、注意事項
（1）預(yù)報的國際會議（以2021年為例）既包括擬在2021年年內(nèi)舉辦的國際會議，也包含擬在2021年之后舉辦，但須在2021年對外承諾的國際會議。
（2）原則上不得跨地區(qū)、跨系統(tǒng)舉辦國際會議。如確需異地辦會（指我校在北京以外地區(qū)辦會），需說明理由，并在正式申報前取得舉辦地省外辦同意函。
（3）不得為提高會議規(guī)格而隨意使用“峰會”、“高峰論壇”、“國際論壇”、“世界大會”、“全球大會”、“高層會議”、“首屆”、“第一屆”等稱謂；從嚴(yán)限制國際會議形成固定年會或例會的機(jī)制；嚴(yán)禁借辦會之名建立常設(shè)“秘書處”等機(jī)構(gòu)。
（4）會議名稱中不得單獨出現(xiàn)英文縮寫，如需使用，請在前面加上英文全稱，例如：Society of Petroleum Engineers (SPE)。
（5）重大國際會議的界定請參照相關(guān)規(guī)定（詳詢國際處）。
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