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1、信息化管理處每年3月根據學校信息化規劃，制訂下年度信息化項目計劃，由項目責任單位填寫《中央高校改善基本辦學條件專項資金——子活動申報書》。

2、各業務主管部門、單位在學校信息化規劃之外，根據自身業務發展的需要，可以另行申報信息化項目，并在每年4月之前向信息化管理處提交《信息化項目立項申請書》，經信息化管理處組織專家論證同意后，單獨立項的，由申報單位填寫《中央高校改善基本辦學條件專項資金——子活動申報書》，需要合并立項的，由信息化管理處填寫《中央高校改善基本辦學條件專項資金——子活動申報書》。

3、有關信息化建設的《中央高校改善基本辦學條件專項資金---子活動申報書》由信息化管理處統一提交學校改善基本辦學條件領導小組，按《中國石油大學（北京）改善基本辦學條件專項管理辦法》審定、批復后組織實施。

4、在上級文件要求或其它突發情況下，各部門、單位于11月可以增補申報急需、小型的信息化項目（一般不多于20萬元），向信息化管理處提交《信息化項目立項申請書》，經信息化管理處組織專家論證后，納入學校年度預算申報，經學校審批同意后組織實施。